La principal ventaja de enviar un archivo en formato PDF (Portable Document Format) en lugar de un archivo "común" (como una imagen JPG o un documento de Word DOCX) es la conservación absoluta del formato y el diseño original. Por eso es que la nueva función que habilitó WhatsApp es importante. No es que antes no podía ejecutarse la acción, pero el modo simplificado es lo que se celebra.
Para enviarlos había que hacer un escaneo previo de los documentos saliendo de la aplicación y fotografiando el documento. Ahora todo el proceso se puede hacer desde WhatsApp con la funcionalidad denominada "Escanear Documento".
El paso a paso para utilizarla es el siguiente:
- Hay que abrir el chat al que se desea enviar el documento. - - Dentro de la conversación, hay que tocar el ícono de adjuntar archivos: el clásico clip o símbolo de adjuntar.
- Se despliega un menú con varias opciones. Para iniciar el escaneo, hay que elegir “Documento”, lo que le indica a WhatsApp que se está por enviar un archivo escrito.
- En otro menú, aparece la nueva función bajo la etiqueta “Escanear documento”, que está al final de la lista de opciones.
- Al seleccionarla, la cámara del celular se activa en modo escáner. Hay dos formas de usarla: automática y manual.
- Cuando se finaliza la edición, hay que validar la captura con el botón “OK”. Antes de enviar, WhatsApp deja agregar un comentario al archivo, útil para explicar de qué se trata el documento.
PDF vs. archivos comunes
Si el archivo es enviado en formato PDF la ventaja es que no cambiará, es difícil de editar y es un estándar profesional. En cambio, si la imagen se manda en JPG o PNG), es rápido de ver, pero no se puede seleccionar el texto ni es ideal para documentos de varias páginas.
Ante un documento de Word (DOCX), si bien es fácil de editar por el destinatario, el formato puede desorganizarse si la persona tiene otro software o fuentes.